パーティー幹事

お店が決まったり絞り込まれできたら、参加者へのお知らせです。みなさんはどのような案内を出していますか?メールで日時と場所、会費を知らせているだけですか?それでは少し不十分かもしれません。なぜなら「普通」の案内だからです。案内を受け取った人が参加してみたいな、と思うような情報をもっと盛り込むことがポイントです。味違った案内は、相手の心に残ります。具体的にどのような内容を盛り込んでいけばよいか、ご紹介しましょう。

まずは基礎情報です。日時、場所、申込み方法と期日、会費は基本です。みなさ然記載していますよね。会費については、「いつ」「誰に」「どのような方法で」支払うのかを明記します。そしてキャンセル規定も記載します。参加者の中には、忙しい方も多いですから、突然の仕事でいつパーティーをキャンセルすることになるかわかりません。しかしパーティー幹事としては、お店の予約をする都合上、正確な参加者の人数を把握しておきたいものです。通常、飲食店では、仕入れの関係もありますから、前日の昼、夕方までに最終人数を確定して欲しいようです。当日のキャンセルにはキャンセル料がかかり、下手をすればパーティー幹事が自己負担することにもなりかねません。ですから、あらかじめ「当日キャンセルの場合は、会費はいただきます」と記すことでリスクを避けます。

また、参加者の中には、キャンセル癖のある人がいるものです。参加するといっては、直前に欠席表明する人です。このような人たちへの抑止力になります。当日のキャンセル対応は、パーティー幹事の悩みの種です。お店に連絡しなければいけないし、「キャンセルした人にお金を払ってもらいたいけど、いいにくい・・・」と悩むわけです。いいですかパーティー幹事が自己負担する必要はありません。そんなことをしていたら、誰もパーティー幹事をしたくなくなります。会費の扱いについては厳正な対応をしましょう。

次に記載するのは、どんなことをするのか、です。たとえば、当日はこんなアトラクシヨンがありますよ、ゲームがありますよ、と知らせることで参加者の関心を高めます。私は、サプライズ企画をするのが好きなので、協力が必要な人へは個別に依頼の案内を出します。もちろん、そのあとは綿密な打ち合わせをします。

みなさんのまわりでは、ゲームの景品の買い出しなどもパーティー幹事が行っていますか?パーティー幹事の実務の総合プロデューサーですから段取りに専念して、ゲームの景品の買い出しや小道具の用意などは同僚や友人にお願いしてもよいでしょう。ほかの人でも対応できるものはお願いしてパーティー幹事である自分がしなくてはいけない部分に注力するのです。これは仕事も一緒です。なんでもかんでも自分で抱え込んでいたら、つらくなるのは自分です。

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